Le compte-rendu d’un entretien n’a pas à être retiré du dossier de l’agent
A un parlementaire qui l’interroge sur la possibilité pour l’agent de demander la destruction du compte-rendu d’un entretien avec le directeur général des services, le ministre de la Cohésion des territoires rappelle que, chargé de diriger l’ensemble des services et d’en coordonner l’organisation (article 2 du décret n° 87–1101 du 30 décembre 1987), le DGS peut le convoquer à un entretien pour lui faire part de difficultés et lui permettre de présenter ses propres observations. Ce dernier peut faire l’objet d’un compte-rendu, notamment en cas de difficultés, et le DGS peut en informer l’autorité locale et le lui communiquer, sans pour autant devoir informer l’agent des modalités selon lesquelles il en rendra compte à l’employeur.
S’il concerne la situation administrative de l’agent, le compte-rendu est versé à son dossier individuel, sans pour autant constituer une sanction déguisée (CAA Bordeaux n° 14BX02641 Mme B du 20 juin 2016). Mais, conformément à la loi, l’agent a accès à tout moment à ce dossier individuel, sans devoir motiver sa demande et, s’il est enregistré sur un support électronique, il adresse une éventuelle demande de rectification, d’ajout ou de retrait lors de la consultation ou ultérieurement. Le cas échéant, et à sa demande, ses observations sont consignées en annexe du document. Pour autant, il est de bonne pratique pour l’employeur d’informer l’agent que ce compte-rendu sera versé au dossier.
Attention : la présence d’un document non nécessaire à la gestion de la situation administrative serait contraire aux dispositions de la loi, et l’employeur tenu de le retirer du dossier. Il en est ainsi du refus de retirer une lettre faisant état d’un mandat syndical (CE n° 251833 Mme X du 25 juin 2003) ou d’un document à caractère injurieux ou diffamatoire (CAA Nancy n° 99NC02449 M. X du 10 novembre 2004). À l’inverse, employeur ne donnera pas suite à une demande de retrait ou de destruction d’un compte-rendu d’entretien concernant cette situation administrative.
QE n° 05451 JO sénat du 23 mai 2019 page 2726.
Pierre-Yves Blanchard le 26 mai 2020 - n°1676 de La Lettre de l'Employeur Territorial
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